Bir koşu organizasyonunun başarısı, yarış gününden aylar önce verilen kararlarla belirlenir. Parkurun ölçülmesi, resmi izinler, sponsor anlaşmaları ve yarışmacı kitlerinin üretimi birbirine bağlı işlerdir; birindeki gecikme diğerlerini de etkiler.
6 ay önce: temel kararlar
Etkinlik tarihi, mesafeler ve tahmini katılımcı sayısı bu aşamada netleşmelidir. Belediye ve ilgili kurumlardan alınacak izinler için başvuru süreci başlatılır, parkur taslağı çizilir ve ölçüm planlanır.
4-5 ay önce: parkur ve kayıt
Parkur ölçülür ve güzergah haritası çıkarılır. Online kayıt altyapısı açılır, etkinlik web sitesi ve sosyal medya takvimi devreye girer. Sponsor görünürlük alanları bu dönemde belirlenir.
2-3 ay önce: üretim
Tişört, çanta, madalya gibi yarışmacı kitlerinin tasarımı onaylanır ve üretime geçilir. Start/finish takları, yönlendirme tabelaları ve bariyer giydirmeleri hazırlanır.
Son 2 hafta: operasyon provası
Su ve beslenme istasyonlarının yerleri, güvenlik ve sağlık ekiplerinin konumları, çip zamanlama matlarının kurulumu ve yarış günü akışı son kez gözden geçirilir. Kit dağıtım günleri duyurulur.
Yarış günü
Kurulum yarıştan saatler önce tamamlanır; start, parkur ve finiş ekipleri telsizle koordineli çalışır. Sonuçlar çip sistemiyle anlık olarak ekrana ve web sitesine aktarılır.
Daha kısa bir takvimle çalışmanız gerekiyorsa, öncelikleri birlikte belirleyip hızlandırılmış bir plan çıkarabiliriz.